Personvernerklæring for IFE

1. Innledning

Institutt for energiteknikk (IFE) har utarbeidet denne personvernerklæringen for deg som har sendt oss en henvendelse, deltar på et seminar arrangert av oss, besøker våre områder eller vår nettside, eller jobber hos en av våre samarbeidspartnere eller leverandører.

IFE er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som beskrevet i denne er klæringen, og personvernerklæringen oppfyller vår informasjonsplikt overfor deg etter personopplysningsloven og personvernforordningen («GDPR»).

• Typer personopplysninger og formål

2.1          Innledning

Vi vil samle inn og behandle personopplysninger som er nødvendig for administrasjon og saksbehandling av din kontakt med oss.

Noen personopplysninger velger du selv om du vil oppgi. Vi vil alltid gi deg beskjed om hvilke typer personopplysninger som er nødvendige for oss å behandle, og konsekvensene av at du velger ikke å gi slike personopplysninger til oss. Vi vil ikke utlevere personopplysninger til mottakere i land utenfor EU / EØS.

I det følgende gjennomgår vi informasjon om personopplysninger vi lagrer om de ulike gruppene nevnt ovenfor.

2.2          Du som har sendt oss en henvendelse

• Kontaktopplysningene dine
• Innholdet i din henvendelse

Formålet med behandlingen er å kunne besvare din henvendelse og dokumentere henvendelse og vårt svar til deg, når dette er nødvendig. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å besvare og behandle forespørsel samt dokumentere disse. Opplysningene vil bli behandlet så lenge det er nødvendig for å ivareta vårt formål. Henvendelser sendt til vår generelle e-postadresse firmapost@ife.no vil slettes ett år etter at henvendelsen er mottatt, med mindre den av dokumentasjonshensyn er lagret i våre arkiver.

Vi vil kun dele dine opplysninger med tredjeparter (andre behandlingsansvarlige) når dette er en naturlig og nødvendig del av å behandle din henvendelse eller å ivareta våre egne interesser.

2.3          Du som deltar på seminar hos oss

• Ditt navn og kontaktopplysninger
• Arbeidssted
• Eventuelle allergier eller andre matrestriksjoner (særlige kategorier       personopplysninger)

Formålet med behandlingen er å gjennomføre seminaret og tilby matservering. Behandlingsgrunnlaget er avtale med deg om at du skal delta på vårt seminar, og vi behandler informasjon om eventuelle allergier og andre matrestriksjoner basert på ditt samtykke. Informasjonen lagret for dette formålet slettes når seminaret er avsluttet og evaluert, med mindre du har samtykket til videre lagring for å motta nye invitasjoner til seminerer.

Vi vil dele opplysninger om navn og arbeidssted med andre deltakere på seminaret via deltakerliste. Annen informasjon vil vi ikke dele med tredjeparter.

2.4          Du som besøker våre områder

• Informasjon gitt i forbindelse med besøksregistrering
• Opplysninger fra overvåkningskamera

Formålet med behandlingen er sikkerhet. IFE er underlagt sikkerhetsloven, og plikter å gjennomføre en rekke tiltak for fysisk sikring. Behandlingsgrunnlaget er våre rettslige forpliktelser etter nevnte lovverk. Informasjonen lagres så lenge som er nødvendig for å ivareta formålet med behandlingen.

Informasjon vil ikke bli delt med tredjeparter (andre behandlingsansvarlige) med mindre det oppstår uventede og akutte situasjoner som gjør dette nødvendig.

2.5          Du som besøker vår nettside

• IP-adresse
• Cookies

Formålet med behandlingen er at nettsiden vår skal fungere på en god måte, og å gi oss tilgang til brukerstatistikk. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse, og du kan nekte oss å bruke cookies som ikke er nødvendige for nettsidens tekniske funksjon. De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke ønsker dette, kan du endre nettleserens innstillinger til å blokkere cookies fra www.ife.no. Dette kan imidlertid føre til at nettstedet vårt oppleves mindre optimalt for deg. Informasjonen lagret for dette formålet slettes automatisk etter ett år.

Informasjonen vil ikke bli delt med tredjeparter (andre behandlingsansvarlige), men kan bli delt med våre databehandlere (IT-systemer o.l.)

2.6          Du som jobber for en av våre leverandører eller samarbeidspartnere

• Navn og kontaktopplysninger
• Rolle hos din arbeidsgiver
• Signatur

Formålet med behandlingen er å holde kontakt med våre leverandører og samarbeidspartnere gjennom de kontaktpersonene som er pekt ut. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i slik kontakt, og opplysningene lagres så lenge vi har kontakt med din arbeidsgiver som vår leverandør eller samarbeidspartner. Dersom du har signert avtaler med IFE på vegne av din arbeidsgiver vil vi behandle ditt navn og din signatur i hele virksomhetens levetid.

Informasjonen vil kun bli delt med tredjeparter (andre behandlingsansvarlige) når dette er en nødvendig og naturlig del av samarbeidet med din arbeidsgiver, for eksempel for å dokumentere et avtaleforhold overfor en tredjepart. Opplysningene kan bli delt med våre databehandlere (IT-systemer o.l.)

• 3. Dine rettigheter

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgangen til og behandlingen av dine personopplysninger.

Du har rett til å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og/eller kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige. Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi sletter eller begrenser vår behandling av dine personopplysninger.

Du har rett til å protestere mot vår behandling når den bygger på våre berettigede interesser, som gjennomgått lenger opp i denne erklæringen. Dersom du protesterer på behandlingen, vil vi gjøre en ny vurdering av om vi har adgang til å fortsette behandlingen.

I visse situasjoner har du rett til å få utlevert (motta) i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med oss, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon (såkalt rett til dataportabilitet).

Dersom du ikke er tilfreds med den måten personopplysningene dine blir behandlet på, har du rett til å inngi klage til det norske Datatilsynet. Datatilsynets kontaktopplysninger og mer informasjon om hvordan du klager finner du på www.datatilsynet.no.